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只要將 Google 帳號切換為商務用途，企業就能直接以現有帳號展開商業活動。不過，由於免費版僅提供 15 GB 的容量上限，若考量到長期營運，建議選擇容量更大的方案。如果進一步升級至 Google Workspace，還能使用公司專屬的自訂網域 Email，將會更符合專業的商務需求與企業形像。
本文將介紹商用 Google 帳號的設定方法、與個人方案的差異、注意事項，以及導入適合企業的 Google Workspace 方案的優勢。
如何將 Google 帳號投入商用
關於將 Google 帳號用於商務的方法，以下主要介紹兩點：
- 從個人帳號切換
- 使用企業專用的服務
從個人帳號切換
將個人帳號切換為企業商務用帳號的步驟如下：
- 開啟 Google 帳號管理界面。 https://myaccount.google.com/personal-info
- 點選左側選單的 [ 使用者和分享內容 ]，接著點選下方顯示的 [ 商家功能 ] ＞ [ 商家帳戶個人化 ]。
- 系統將顯示商務功能畫面。點選 [ 商家帳戶個人化 ] 右側的開關，將其切換為開啟狀態。
以上就是從個人帳號切換為商務用帳號的步驟。開啟 [ 商家帳戶個人化 ] 後，Google 帳號的設定將會自動最佳化，方便您使用下列功能：
- Google 地標商家（原 Google 我的商家）
- Google 廣告
- Google Workspace
- Google Pay 商戶中心
- Google Merchant Center
使用企業專用服務
若要在企業環境中使用 Google 帳號，強烈建議採用企業專用的服務 Google Workspace。與個人帳號相比，Google Workspace 在 Gmail 或 Google 日曆等服務之間的整合功能、安全性、資料管理及成員管理功能上都更加出色。此外，根據不同方案還能享有更大的儲存空間，應用範圍比個人帳號更廣。
在營運支援方面，除了能使用公司專屬網域打造專業的企業形像外，更能有效的進行企業內部協作。除此之外也能向 Google 官方客服諮詢問題，若透過代理商購買，在遇到問題時更能快速和專業的專責技術人員諮詢。另外，Google Workspace 也有針對個人企業主、自由工作者的方案，符合資格的讀者亦可參考相關文章。
Google 企業帳號與個人帳號差異
以下說明 Google 帳號在企業與個人用途上的差異。
雖然 Google 企業帳號與個人帳號在 Gmail郵件、Google 雲端硬碟、Google 日曆等基本功能上大致相同，但在使用幅度與權限上有很大差異。例如，個人帳號雖然能免費使用基本的 Google 服務，但部分服務與儲存空間容量會受到限制。
企業帳號雖然需要付費，但功能更豐富外，且享有可自訂網域的商務郵件等優勢。此外，更有大容量的雲端儲存空間供人員進行協作、視訊會議工具 Google Meet 的進階功能、資料管理以及資訊安全防護等方面也更為優異。因此，若是商務用途，選擇企業帳號會更為合適。
導入企業版 Google Workspace 的優勢
以下介紹導入 Google 企業版（即 Google Workspace）的三大優勢：
- 資訊整合更加容易
- 應對多元協作的工作模式
- 強化資訊安全防護措施
資訊整合更加容易
導入 Google Workspace 後，由於 Google 各項服務之間的連動變得更順暢，公司內部的資訊整合變得更加容易，進而能帶動內部溝通的活絡。
例如，可以直接將 Google Chat 中發布的內容傳送到 Gmail，反之亦然。透過這類功能便能統一管理資訊，讓公司內部的資訊分享與搜尋變得更容易。此外，若將在 Google 文件或 Google 試算表等工具中作業的內容直接分享至 Google Chat，即可實現成員間的即時溝通與協同合作。善用 Google Workspace，能讓公司內部的資訊整合輕鬆成真。
應對多元協作的工作模式
Google Workspace 非常適合多元協作的現代工作模式。由於 Google Workspace 是完全基於雲端開發的系統，無論是智慧型手機、平板電腦或電腦，只要裝置連接至網路，隨時隨地都能存取使用。
因此，員工上班不再受限於地點與時間的拘束，即使遠距工作或出差海外，也能享有與辦公室無異的環境下高效工作。此外，由於 Google Workspace 支援即時資訊分享與同時編輯，即使與跨國家的成員也能順暢協作。
強化資訊安全防護措施
Google Workspace 是由在安全領域引領業界、以安全第一為宗旨的 Google 公司所提供的服務，因此具備高規格的安全防護措施。其中包含兩步驟驗證、資訊外洩防護功能、惡意登入偵測、存取權限控管等。
Google 擁有專業的安全團隊，持續優化 Google Workspace 的安全性。發現問題時，專門的事件管理團隊會迅速進行應對、分析與修正，確保防護措施始終維持在最新狀態。
商用 Google 帳號時的注意事項
- 掌握無法切換的帳號類型
- 定期執行使用者管理
掌握無法切換的帳號類型
並非所有帳號都能直接轉為企業用 Google 帳號。根據 Google 說明文件的限制，以下帳號類型無法切換為商務用途，在轉換為企業用帳號時會受到限制：
- 公司/機構帳號
- 學校帳號
- 其他群組帳號
- 由家長/監護人建立的未成年人 Google 帳號
因此，若要將目前的 Google 帳號切換為企業用的商務帳號，請務必確認是否不屬於上述帳號類型。
定期執行使用者管理
導入 Google Workspace 時，定期的使用者管理不可或缺。若放任停用的帳號不管，將提高資訊外洩與非法存取的風險，也會導致儲存空間容量的浪費。
特別是如果保留離職員工的帳號而不處理，公司資料恐有遭到非法存取的風險，甚至可能損及公司的商譽。為了營運安全，請落實「新增使用者與合適合規的權限設定、迅速刪除離職員工帳號、定期變更密碼、監控使用狀況、制定內部規範」等定期檢核，以強化組織安全性。
企業使用 Google 帳號時建議採用的安全功能
在 Google 企業帳號中，強烈建議使用以下安全防護功能：
- 雙重驗證
- 設定資料遺失防護（DLP）政策
雙重驗證
在企業環境中使用 Google Workspace 時，建議強制執行雙重驗證。啟用後，除了輸入一般密碼外，還會要求用戶透過手機通知或驗證碼進行確認，這能大幅降低帳號遭非法存取的風險。
由於企業內部擁有大量機密資訊，一旦員工帳號遭到盜用，恐會造成巨大損失。由管理者強制執行雙重驗證，可確保所有使用者都使用此功能，提前防範未授權的存取。這項功能可直接從 Google Workspace 管理控制台進行設定，請務必將其作為強化安全性的一環。
設定資料遺失防護（DLP）政策 ※
Google Workspace 的管理者可透過設定資料遺失防護（DLP）政策，來保護 Gmail 及 Google 雲端硬碟內的機密資訊。
例如，系統可以檢查 Gmail 的外寄郵件中是否包含機密資訊，防範數據外洩於未然。此外，在 Google 雲端硬碟中，還能活用光學字元識別（OCR）技術，偵測儲存的檔案中是否含有機密資訊。這項功能可以在員工試圖將機密資訊分享至公司外部時顯示警告或予以阻擋，更能有效抑制資訊外洩的風險。
※ 若要使用資料遺失防護（DLP）政策，必須訂閱 Google Workspace Enterprise 方案。
商用 Google 帳號，推薦使用 Google Workspace！
本文介紹了商用 Google 帳號的方法、與個人方案的差異、注意事項及優勢。
若使用 Google 帳號企業版 Google Workspace，除了基本功能外，還能強化各服務間的整合協作、安全功能與資料管理功能。在 Gmail 也能使用自訂網域，這有助於提升合作夥伴與客戶的信賴感。此外，若透過代理商簽約，還能享有更完善的在地營運支援，讓企業升級雲端辦公環境時更加安心。當您不清楚切換方法，或是對後續的使用方式無法確認時，更可以諮詢 Google Cloud 台灣的合作夥伴。如擁有豐富經驗的鑽石級合作夥伴日商 Cloud Ace 雲一有限公司，能為台灣客戶提供最適合企業應用的方案與技術支援。
Cloud Ace 是榮獲 Google 官方認證的雲端轉型專家團隊，能為台灣客戶提供轉換至 Google Workspace 企業版的專業諮詢與技術服務支援。
