【基礎篇】Google 試算表（Google Sheets）使用教學、共享方法與便利功能介紹

「想了解 Google 試算表的基本操作方法。」 「該如何把試算表共享給共事夥伴？」 「有沒有推薦的試算表實用功能？」

Google 試算表（Google Sheets）是一款可在線上使用的表計算軟體，除了包含在 Google Workspace 整合服務中，只要擁有 Google 帳號就能免費使用。與表計算軟體的代表——Microsoft Excel 相比，Google 試算表最大的特色就在於其強大的「線上即時共同編輯」功能。

本文將依循以下重點，為您全面解析 Google 試算表：

• 什麼是 Google 試算表
• Google 試算表的基本操作方法
• 關於 Google 試算表使用方法的常見問題

從最基礎的建立檔案、共享方式、權限設定（如：修改為「僅限檢視」或賦予「編輯權限」），到進階的便利功能將一併完整介紹。文中也包含部分手機版試算表的使用教學，非常適合留存參考。

什麼是 Google 試算表（Google Sheets）

Google 試算表（Google Sheets）是 Google 所提供的雲端表計算軟體，主打「線上即時共同編輯」。它不僅能直接匯入 Microsoft Excel 檔案進行編輯，除了整合在企業級的 Google Workspace 之外，一般大眾只要擁有免費的 Google 帳號就能直接使用。在商務職場上，也常被簡稱為「Sheets」或「試算表」。

簡單來說，它就像是「雲端版（線上版）的 Excel」，但在運作邏輯與核心功能上，與傳統 Excel 有許多決定性的不同。以下為您整理 Google 試算表的核心特點：

直接在網頁瀏覽器上進行表計算

Google 試算表是一款完全在瀏覽器上運作的軟體。不需要下載或安裝任何傳統軟體，就能執行像 Microsoft Excel 一樣的圖表製作與數據計算。不論是 Windows 還是 Mac 系統，都能獲得完全一致的操作體驗。此外，若使用智慧型手機，只要下載 App 也能隨時查閱或進行簡單的數值修改（詳細手機版操作將於後文說明）。

支援多人同時編輯，大幅提升團隊協作效率

Google 試算表最大的優勢就是「多人同時編輯」。傳統在使用表計算軟體時，大家習慣透過 Email 附檔傳來傳去，這不僅容易導致檔案版本雜亂，管理起來也非常耗時。舉例來說，當需要跨部門收集數據時，過去必須把各部門的 Excel 檔收齊後，再由一人手動加總，效率極低。

若使用共同編輯功能，團隊自始至終只需要「同一個檔案」，就能自動落實檔案集中管理，作業效率將會迎來爆發性的成長。

利用「留言框」進行確認與修正溝通

在 Google 試算表中，您可以直接在檔案內進行溝通。如果只是單純開放共同編輯，有時難免會發生「這裡本來不需要刪除的」、「不知道是誰因為什麼原因修改了這裡」等溝通誤會。此時若還要特地開啟 Email、通訊軟體或打電話確認，就太沒效率了。

這時「留言功能」就派上用場。只要選取任一儲存格並點選留言，就能寫下「這裡是不是改成這樣比較好？」等意見，直接在試算表上展開即時討論。

免轉換檔案，直接編輯 Excel 檔

說到表計算軟體，大眾最熟悉的莫過於 Microsoft Excel。而 Google 試算表具備極佳的相容性，您完全不需要做任何格式轉換，就能直接編輯後綴為 .xlsx 的 Excel 檔案。只需將 Excel 檔案上傳至 Google 雲端硬碟並直接開啟，就能直接進行多人同時編輯。對於不常使用 Excel 的學生或自由工作者來說，這能省下購買高額 Office 軟體的費用。

支援匯出為 PDF 或 CSV 格式

在試算表中建立的檔案，除了能下載回 Microsoft Excel 格式外，也可以輕鬆轉存為 PDF 或 CSV 格式，方便不同的商務情境應用。

※ 關於巨集（Macro）的相容性說明 雖然 Google 試算表與 Excel 具備高相容性，但傳統 Excel 的 VBA 巨集在試算表上是無法直接執行的。Google 試算表擁有自己專屬的自動化指令碼語言——Google Apps Script（GAS）。由於巨集與 GAS 屬於進階應用，本文將暫時省略此部分的硬核說明。

Google 試算表操作教學：建立新檔與 Excel 轉換

以下為基礎操作方法：

建立新的 Google 試算表

一般來說，最普及的建立方式是透過 Google 雲端硬碟（Google Drive）或試算表主頁。如果您使用的是 Google Chrome 瀏覽器，還有一個最快的小秘訣：直接在網址列輸入 sheet.new 並按下 Enter，系統就會自動為您建立一個全新的空白試算表。

以下為透過 Google 雲端硬碟建立新檔的標準步驟：

1. 進入 Google 雲端硬碟首頁，點選左上角的 [ 新增 ]。
2. 在下拉選單中選擇 [ Google 試算表 ]。
3. 空白表單彈出後，接下來的操作邏輯就與 Excel 大同小異。點選左上角的「無標題試算表」，即可直接為檔案重新命名。

上傳 Excel 檔案並轉換為 Google 試算表

如果您手頭已有現成的 Excel 檔案，可以直接將檔案拖曳丟進 Google 雲端硬碟中上傳。通常直接雙擊該 Excel 檔就能順利開啟並編輯。如果因為特殊格式無法直接打開，只需在檔案上點選右鍵，選擇 [ 選擇開啟工具 ] ＞ [ Google 試算表 ]，系統就會自動將檔案轉換並開啟。

數據分析的替代方案

注意：原先內建於 Google 試算表右下角的「探索（Explore）」數據分析功能，已於早前停止提供。

目前 Google 已將強大的 Gemini AI 功能深度整合進試算表中。過去透過「探索」功能來輔助生成統計圖表或分析數據的需求，現在都可以全面透過 AI 函數（AI Functions） 或 Gemini 側邊欄助理來更聰明、更直覺地完成。

Google 試算表操作教學：共享與共同編輯

共享是 Google 試算表最靈魂的核心價值，操作步驟其實非常簡單：

與其他使用者共享並共同作業

1. 在試算表編輯畫面的右上方，點選藍色的 [ 共用 ] 按鈕。
   
2. 輸入您想共享對象的 Gmail 電子郵件地址，並點選 [ 完成 ]。
   
3. 或者，您也可以在該視窗中點選 [ 複製連結 ]。將複製好的 URL 網址透過通訊軟體傳給對方，對方就能直接點選進入。

在權限設定上，Google 試算表提供了極具彈性的 3 種權限層級：

• 檢視者（唯讀，無法做任何改動）
• 加註者（無法修改內文，但可以在儲存格上留言提出建議）
• 編輯者（擁有完整修改與操作權限）

您可以針對不同的特定帳號個別賦予不同的權限。(註：若直接使用「知道連結的所有人」進行共享，則該連結的權限將會是一體適用的全局設定。)

善用「留言功能」進行檢查與審查

在共同編輯時，留言功能可以避免盲目修改導致的混亂。選取想要討論的儲存格，點選右鍵並選擇 [ 留言 ]（或使用快捷鍵），即可輸入文字。留言支援回覆與追蹤，非常適合用來做數據的校對與覆核。將滑鼠游標移至工作表名稱旁的通知圖示上，就能一次瀏覽該分頁中的所有留言位置。

利用「版本歷史紀錄」還原至編輯前的狀態

多人共同編輯最怕有人不小心刪錯公式或改錯數據。為此，Google 試算表內建了強大的自動存檔與版本管理功能。 點選 [ 檔案 ] ＞ [ 版本歷史紀錄 ] ＞ [ 查看版本歷史紀錄 ]，畫面右側就會依時間軸列出所有變更。您可以輕鬆選擇過去的某個時間點，一鍵點選「還原至此版本」，讓錯誤操作立刻煙消雲散。您也可以為重要的里程碑版本「命名」，方便日後辨識。

Google 試算表操作教學：儲存與匯出

最常有新手問：「Google 試算表的存檔鍵在哪裡？」答案是：不需要手動存檔。因為它是雲端軟體，任何一字一組數據的改動，都會在連網狀態下實時自動儲存。

如果您需要將檔案下載到電腦本機中作為獨立檔案使用，可以點選功能表上的 [ 檔案 ] ＞ [ 下載 ]，並選擇您需要的格式：

• Microsoft Excel (.xlsx)：商務交流最通用。
• PDF 文件 (.pdf)：適合用來列印或發布不希望被改動的報表。
• 逗號分隔值檔案 (.csv)：常用於系統資料匯入匯出。
  (注意：CSV 格式僅支援下載當前選取的高亮「單一工作表」，無法一次下載整本活頁簿。)
• OpenDocument 檔案 (.ods)、網頁 (.html)、Tag 鍵分隔值檔案 (.tsv)

手機也能輕鬆使用 Google 試算表

當您外出開會、通勤或手邊沒有電腦時，手機版 App 就是最完美的救援工具。

在手機上使用 Google 試算表

請至應用程式商店下載官方專屬的 App，不建議直接用手機瀏覽器開啟：

• Android 用戶：請至 Google Play 商店搜尋下載。
• iPhone / iPad 用戶：請至 App Store 搜尋下載。

由於手機螢幕較小，並不適合用來從零開始製作複雜的大型報表，但用來查閱數據、回覆留言或做簡單的文字/數值修正，體驗已經相當完整。若搭配 iPad 等平板電腦並外接藍牙鍵盤，操作體驗將能無限逼近筆記型電腦。

手機版支援的基礎功能

操作邏輯與電腦版高度一致，包含：建立新表單與現有資料修改、即時協同作業、新增與回覆留言、修改儲存格格式以及文字搜尋與替換。

手機版專屬的便利功能

• 相機拍照導入數據：點選畫面上方的「＋」號，可以直接啟動手機相機拍照，將收據、發票或現場照片實時插入儲存格中。
• 行動裝置最佳化範本：App 內建了多款專為手機閱讀習慣最佳化的排版範本，方便快速套用。
• 離線作業模式：在通勤或網路訊號不穩的地方，只要預先在檔案旁點選「︙」並開啟 [ 轉為離線可用 ]，就能在沒網的狀態下繼續編輯，等手機能連網時系統會自動將資料同步回雲端。
• 手機直接匯出 PDF：在 App 內點選右上角「︙」 ＞ [ 共用及匯出 ] ＞ [ 另存新檔 ] ＞ 選擇 [ PDF 文件 (.pdf)]，就能直接在手機上產生 PDF 檔發送給客戶。

關於 Google 試算表使用方法的常見問題

Q. Google 試算表要怎麼存檔？

A. Google 試算表具備完全自動化的雲端即時存檔機制。只要您輸入任何資料，系統就會自動儲存，您不需要尋找「儲存檔案」的按鈕。若想另存為實體檔案存到電腦裡，請透過 [ 檔案 ] ＞ [ 下載 ] 選擇對應的格式即可。

Q. 如何將 Google 試算表以電子郵件附件寄出？（電腦版）

A. 最標準且推薦的做法是直接點選右上角 [ 共用 ]，設定好權限後「複製連結」，並把連結貼在信件內文中。但若客戶明確要求「請寄 Excel 檔案給我」，您可以使用以下內建功能免去下載再上傳的麻煩：

1. 開啟該試算表，點選 [ 檔案 ] ＞ [ 電子郵件 ] ＞ [ 以電子郵件傳送這個檔案 ]。
2. 輸入收件人、主旨與信件內容。
3. 在下方的「檔案格式」下拉選單中，自由選擇要以 PDF、Open Office 或 Microsoft Excel 哪種格式作為附檔寄出，最後按下送出即可。

Q. 手機版 Google 試算表無法輸入文字該怎麼辦？

A. 這通常是因為儲存格的輸入模式被鎖定在純數字或特定格式。請嘗試點擊選取該儲存格，接著點擊畫面最下方「輸入文字或公式」的區塊，此時若看到右側有顯示一個帶有「Aa」字樣的圖示，請點擊切換它，當圖示轉變為「123」或正常的輸入盤時，就能正常輸入中英文字體了。

Google 試算表的進階便利功能

範本庫

Google 試算表內建了大量的官方免費範本，涵蓋企業常用的簡易商業發票、專案排程表、甘特圖、年度預算表與員工出勤打卡表等。您完全不需要從零開始拉表格、設字體，直接挑選範本並將裡面的範例數據替換成自家公司的資料，連新手也能在幾分鐘內做出一流的專業報表。

Gemini AI 助理

在現行的 Google 試算表中，您可以全面仰賴內建的 Gemini AI 來代勞複雜的作業。只需開啟側邊欄並用平常說話的口吻（自然語言）輸入指令，例如：「幫我將這份業務銷售數據生成圓餅圖」或「幫我找出這區塊中的重複資料並刪除」，AI 就會自動為您執行完畢。它還能根據現有的數據趨勢自動預測未來數值或生成摘要，大幅降低了以往必須死背複雜函數或撰寫自動化腳本的門檻。

指令碼（GAS）自動化連動

透過結合 Google Apps Script（GAS），試算表可以化身為自動化工作流的核心。例如：當共用檔案中有新數據移入或被修改時，系統自動觸發發送通知信給主管；或者定期將 A 工作表的特定欄位數據自動加總後複製到 B 工作表。這能有效減少人工核對的時間，並防範人為遺漏。

Google 表單與 AppSheet 連動

Google 試算表與生態系內的其他工具連動性極佳。最經典的應用便是與「Google 表單」結合，當前台有人填寫問卷、報名表或請假單時，所有回覆會毫秒不差地自動彙整到指定的試算表後台。此外，若搭配 Google 的無程式碼開發工具 AppSheet，甚至可以直接以這份試算表作為資料庫，一鍵生成供現場操作人員使用的手機版商務 App，輕鬆讓第一線的數據收集徹底數位化。

掌握 Google 試算表操作技巧，全面落實高效團隊協作

熟練掌握 Google 試算表的基礎操作與上述的便利功能，能讓線上共同編輯的優勢最大化，這不僅能省去傳統檔案傳動的繁瑣，更能為企業帶來生產力的顯著飛躍。

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